Política SIPLAFT

SESLA LTDA para el práctico funcionamiento del SIPLAFT ha determinado las siguientes políticas:
• Todos los empleados, socios y contratistas de SESLA LTDA deberán cumplir las normas para prevenir y controlar el riesgo de que la Academia sea utilizada para el LA/FT. La Academia inducirá en todos los miembros de la estructura organizacional la cultura en materia de prevención del Riesgo de LA/FT, basados en la gestión y el control provenientes de los factores de riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados.
• SESLA LTDA y sus empleados antepondrán la observancia del Código de Conducta DGE16 y el cumplimiento de las normas en materia de administración de Riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.
• La Academia acogerá medidas de control adecuadas y suficientes para evitar, que en el normal desarrollo de su operación sea utilizada como objeto para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas, transacciones y fondos vinculados con las mismas o para el desvió de recursos hacia la realización de actividades terroristas.
• Se brindará colaboración a las autoridades administrativas, judiciales o de policía y a las demás que sean competentes, en cumplimiento de las disposiciones legales sobre la materia, por parte del personal vinculado a SESLA LTDA.
• La inobservancia de las disposiciones establecidas en el Manual para el SIPLAFT DGE15 por parte de los empleados de SESLA LTDA, dará lugar a sanciones de carácter administrativo y laboral. La empresa impondrá y tomará todas las medidas adecuadas para que se sancione cuando fuere necesario, a los empleados que directa o indirectamente faciliten, permitan o coadyuven en la utilización de la entidad como instrumento para la realización de actividades constitutivas del delito de LA/FT, sin perjuicio de las actuaciones ante los organismos de control y judiciales a que haya lugar.
• Los empleados, que durante su labor procesen información de Clientes con una relación en primero y segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad, deben abstenerse de realizar dicho proceso e informarlo al Oficial de Cumplimiento para que éste designe a otro funcionario para realizar el proceso y en el caso particular del Oficial de Cumplimiento, éste deberá informar a la gerencia de la academia.
• Velará por la real, eficaz y oportuna elaboración de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento del manual del SIPLAFT y la atención a los requerimientos de las autoridades competentes.
La Academia mantendrá reserva de la información y documentación suministrada por los Clientes en cumplimiento de los procedimientos del Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT), sobre operaciones y demás información, por cinco (5) años.
• Apoyará firmemente el esfuerzo nacional e internacional en la lucha contra crímenes graves, especialmente el tráfico de drogas y el terrorismo y tiene la obligación y compromiso de apoyar a las autoridades en la identificación de transacciones de LA/FT.
• Declarara su apoyo a todas las medidas de control establecidas con el fin de evitar ser utilizadas en el lavado de dinero y financiación del terrorismo y prohíbe expresamente la vinculación de personal sobre los cuáles existan motivos de duda o sospecha, por mínimos que sean, de estar involucrados en actividades ilícitas.
• La Alta Gerencia, los Organismos de Control, el Oficial de Cumplimiento y los empleados de la Academia se encuentran obligados a cumplir las políticas emanadas por la Institución, orientando la actuación de la academia y la de cada uno de sus responsables en el adecuado funcionamiento del SIPLAFT.
• Establece y mantiene actualizado el SIPLAFT que proteja a la entidad de ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el LA/FT, acorde con los parámetros emitidos por la Superintendencia de Vigilancia Y Seguridad Privada y los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI y GAFISUD Y UIAF buscando fortalecer los lazos de colaboración internacional.
• A partir del momento en que el cliente se vincule a SESLA LTDA, es responsabilidad del dueño de cada proceso de administrar la relación con este y cumplir con las normas sobre conocimiento del cliente.
• SESLA LTDA, no podrá dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, de las que se haya remitido a la UIAF información sobre las mismas y deberán guardar reserva sobre dicho tema.
• Establecerá y monitoreará señales de alerta que permitan evaluar la eficiencia de los controles implementados para LA/FT.
• Vigilar que las operaciones relacionadas con los servicios y productos, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma o sean operaciones activas o pasivas, cumplan con la norma de prevención y control del lavado de activos y financiación al terrorismo.
• Los empleados que sospechen acerca de la posibilidad de que un cliente o usuario intenta utilizar la Academia para adelantar operaciones relacionadas con el LA/FT, deberán referir el asunto al Oficial de Cumplimiento. Pero, si deliberadamente evitan indagar más a fondo, deseando mantenerse ignorantes, pueden ser considerados bajo la ley de caer en Omisión del “Conocimiento” u Omisión de Control.
• Diseñará e implementará su Código Conducta DGE16, como instrumento que fije las reglas de comportamiento de sus directivos, empleados y contratistas en general y otros grupos de interés.
• La Academia debe protegerse a través de un completo conocimiento del cliente, verificando la información que ellos suministren determinando que sea coherente con la actividad que desarrolla.
• El “Conocimiento del Cliente” en SESLA LTDA está orientado a la clasificación y segmentación adecuada de los clientes de acuerdo con sus características y necesidades, por lo tanto, será eje central para la toma de decisiones que aporten con el progreso y evolución comercial de la Academia.
• Los Clientes corporativos, están asignados a la asistente comercial y es responsable de su debido conocimiento, cumpliendo los lineamientos de la debida diligencia.
• Los Clientes particulares, están asignados a la coordinadora académica y es responsable de su debido conocimiento, cumpliendo los lineamientos de la debida diligencia.
• Los proveedores y contratistas están asignados a la coordinadora administrativa y contable y es responsable de su debido conocimiento, cumpliendo los lineamientos de la debida diligencia.
Se debe exigir formato de Conocimiento y Vinculación del Cliente y/o Proveedores RGE12 para compras que superen en el año los veinte millones (20) SMLMV, y en el momento del vínculo de un nuevo proveedor se debe diligenciar el citado Formato.
• Los empleados, los accionistas, contratistas docentes están asignados a la coordinadora de RRHH y es responsable de su debido conocimiento, cumpliendo los lineamientos de la debida diligencia.
• Manejará la información de los clientes con la más estricta confidencialidad, siendo esta revelada a terceros como consecuencia de una norma o proceso legal apropiado o en cumplimiento de requerimientos y/o inspecciones por parte de las entidades de vigilancia y control.
• SESLA LTDA debe difundir y exigir a todos los empleados el conocimiento, asimilación y cumplimiento del Manual de SIPLAFT y de la normatividad existente en el tema; así como también la adhesión a las políticas, encaminadas a prevenir y controlar el riesgo del LA/FT.
• Diseña, programa y coordina planes de capacitación sobre el SIPLAFT dirigidos a todas las áreas y empleados y es el Oficial de Cumplimiento el responsable de brindarla, y de SESLA LTDA proporcionar los medios para que los mecanismos establecidos para la prevención y control del lavado de activos y financiación al terrorismo estén al alcance de la Alta Gerencia, los Organismos de Control, el Oficial de Cumplimiento y los empleados de la Academia y es deber de éstos su permanente consulta y aplicación.
• Establece lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés y las consecuencias que genera el incumplimiento del SIPLAFT.
• En el evento de materialización un Riesgo Operativo, Legal y Reputacional, su tratamiento y manejo será asumido por el S.G.I y la Gerencia General, quien establecerá y coordinará el procedimiento para cada caso.
• El manejo de información que afecte reputacionalmente a la Academia por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no desde el punto de vista del Riesgo de LA/FT debe hacerse a través de la gerencia
• La vinculación como cliente o la celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que, por virtud de dicha vigilancia, deben contar con un SIPLAFT u otro sistema similar de prevención y control del LA/FT, no exime a SESLA LTDA de desarrollar las actividades para un adecuado conocimiento del cliente.